Vor rund einem Monat standen die IT-Systeme auf der Gemeinde Muttenz während fast drei Tagen still und die Büros schienen verwaist. Einige Mitarbeitende bauten Überstunden ab, einzelne Abteilungen führten Weiterbildungen durch und einige Angestellte halfen beim Abbauen und Einrichten der Arbeitsstationen. Denn die geschlossenen Türen waren trügerisch, hinter den Kulissen lief so einiges: Vom 20. Bis am 22. Oktober fand die sogenannte Transition statt, bei der die gesamte Informatik der Gemeinde von der externen Firma Talus Informatik AG übernommen wurde.

Für die Verantwortlichen war dies ein grosser Moment. Jahrelang hatte man auf der Verwaltung auf die Modernisierung der IT hingearbeitet. Und die war nötig, nachdem 2017 die Gemeinde Birsfelden nach rund 16 Jahren die Zusammenarbeit mit Muttenz im Bereich Informatik beendet hatte, um sie an eine externe Firma auszulagern. Ab diesem Moment begann auch in Muttenz die Suche nach der geeignetsten Lösung für die eigenen IT-Bedürfnisse. Und diese waren bedeutend umfangreicher als noch zu Beginn der Zusammenarbeit mit Birsfelden, während der die Investitionen überschaubar geblieben waren. Die Anforderungen an digitale Leistungen, Anwenderfreundlichkeit und Sicherheit waren in rasantem Tempo gestiegen.

Hilfe von Fachpersonen
Schliesslich entschied man sich auch in Muttenz für eine externe Lösung. Diese sollte jedoch noch auf sich warten lassen. Eine erste Ausschreibung endete in einem Gerichtsverfahren, in dem die Gemeinde schliesslich gegen einen abgewiesenen Bewerber unterlag. Die Verzögerung hatte zur Folge, dass die bestehenden IT-Strukturen in Muttenz nicht mehr ausreichten und als temporäre Massnahme noch einmal "aufgepeppt" werden mussten.

Im zweiten Anlauf bekam dann aber die Firma Talus Informatik AG aus dem Kanton Bern den Zuschlag. Noch vor Vertragsabschluss untersuchten ausserdem externe Experten die Situation in Muttenz und gaben in einem Bericht Hinweise dazu, wo Verbesserungen nötig waren. Unter anderem wurden dabei Mängel im Bereich Sicherheit, IT-Führung und Anwenderkontrolle festgestellt. Begleitet von externen Fachpersonen und der internen Arbeitsgruppe ICT, in der nebst Mitarbeitenden der Verwaltung auch drei Gemeinderatsmitglieder vertreten sind, wurde der Vertrag mit Talus an die exakten Bedürfnisse von Muttenz angepasst und schliesslich unterschrieben.

Schwachstellen mit einem Schlag vom Tisch
Für alle Beteiligten war das ein Moment, um aufzuatmen. Viele der aufgelisteten Schwachstellen sind mit der Transition auf einen Schlag vom Tisch. "Wir haben auf dem Weg in die digitale Zukunft die grösste Hürde genommen und sind wieder auf dem neuesten Stand", sagt Gemeindepräsidentin Franziska Stadelmann. "Nun können wir weitere Schritte angehen. Schon bald soll eine Digitalisierungsexpertin oder ein Digitalisierungsexperte die Gemeinde verstärken und umfangreiche Projekte wie beispielsweise die digitale Archivierung und das verstärke E-Government umsetzen." Ein wichtiger Schritt in Sachen Digitalisierung wurde bereits mit der Transition umgesetzt, da die meisten Mitarbeitenden jetzt über einen Laptop verfügen, was örtlich flexibles Arbeiten problemlos möglich macht.

Stadelmann ist allen dankbar, die den gesamten Prozess vorangetrieben haben, unter ihnen Claudia Wenger, die bislang für die Gemeinde-IT zuständig war, die Transition begleitet hat und weiterhin internen Support leisten wird. Auch Christoph Erne, heute Abteilungsleiter Bildung, Kultur und Sport, war damals als Chef der Zentrumsdienste massgeblich beteiligt.

Stimmen, die aufgrund der Transition jetzt vor allem auf ein Kostensenkung hoffen, muss die Gemeindepräsidentin jedoch eine Absage erteilen. "Wir hatten jahrelang einen Investitionsstau im Bereich IT und entsprechend Nachholbedarf", sagt Stadelmann. "Vorher und Nachher lassen sich von daher nicht vergleichen." Für die jetzigen und ständig wachsenden Bedürfnisse sei eine externe Lösung aber sicher am effizientesten. "Ich bin froh, dass wir jetzt an diesem Punkt stehen und mit einem kompetenten Partner von hier aus weitergehen können."